Các Loại Giấy Tờ Xuất Nhập Khẩu Phổ Biến

CÁC LOẠI GIẤY TỜ XUẤT NHẬP KHẨU PHỔ BIẾN

1. Sales contract (Hợp đồng ngoại thương)

- Sales contract là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. 

 

- Nội dung chính của hợp đồng:

Theo như Luật Thương mại 2005, hợp đồng ngoại thương có một số điều khoản quan trọng và bắt buộc như:

1. Article 1 : Commodity : Phần mô tả hàng hóa
2. Article 2 : Quality : Mô tả chất lượng hàng hóa
3. Article 3 : Quantity : Số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa tùy theo đơn vị tính toán
4. Article 4 : Price : ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng
5. Article 5 : Shipment : thời hạn và địa điểm gia hàng
6. Article 6: phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn
7. Article 7: Packing and Marking: quy cách đóng gói bao bì và nhãn hiệu hàng hóa
8. Article 8: Warranty: Nêu nội dung bảo hành hàng hóa
9. Article 9: Penalty: Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng
10. Article 10: Insurance: Bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua ? và mua theo điều kiện nào? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm
11. Article 11: Force majeure: nêu các sự kiện được cho là bất khả kháng và không thể thực hiện được hợp đồng
12. Article 12: Claim: nêu các quy định cần thực hiện trong trường hợp một bên trong hơp đồng muốn khiếu nại bên kia
13. Article 13: Arbitration: quy định luật và ai là người đứng ra phân xử trong trường hợp hợp đồng bị vi phạm
14. Article 14: Other terms and conditions: ghi những quy định khác ngoài những điều khoản đã kể trên.

2. Invoice (Hóa đơn thương mại) 

- Invoice là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá xuất nhập khẩu thể hiện giá trị thực của hàng hoá, invoice sẽ do bên bán lập nên và trong các công ty thương mại có nhiều invoice được đánh số tương ứng để thuận tiện cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và các thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…

- Nội dung cơ bản của một bản hợp đồng thương mại:

1. Tiêu đề + Số Invoice + Date
2. Thông tin người xuất khẩu (Shipper)
3. Thông tin người nhập khẩu (Consignee)
4. Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)
5. Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vessel / Voy)
6. Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)
7. Số container + số seal
8. Cảng xuất hàng (Port of Loading)
9. Cảng nhập hàng (Port of Discharger) 
10. Mô tả hàng hóa (Description of goods)
11. Số lượng hàng hóa (Quantity)
12. Đơn giá (Unit Price)Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)

​3. Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)

- Packing list là yếu tố quan trọng để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp. Trên Packing List sẽ nêu rõ bên xuất khẩu đã bán những mặt hàng nào cho bên nhập khẩu. Như vậy, đơn vị mua hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lô hàng.

- Phân loại: Detailed Packing List – Neutral Packing List – Packing and Weight List

- Nội dung:

1. Số hoá đơn và ngày lập hoá đơn.
2. Tên và địa chỉ cụ thể của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
3. Thông tin chính xác về cảng xếp dỡ hàng hoá. Cảng đi và cảng đến,...
4. Thông tin tên tàu và số chuyến.
5. Thông tin về lô hàng, điển hình là số lượng, trọng lượng, số kiện hàng, thể tích kiện hàng,...
6. Xác nhận của bên xuất khẩu: Ký rõ ràng và đóng dấu.
7. Remark: Những ghi chú thêm về lô hàng.

4.  Certificate of origin (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa)

- Certificate of origin là  giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.

- Mục đích của C/O:

    + Ưu đãi thuế quan 

    + Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá 

    + Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch 

    + Xúc tiến thương mại

- C/O có thể được xin ở đâu?

Hiện nay, Bộ công thương có quyền cấp C/O. Bộ này ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức đảm nhận công việc này. Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định:

+ VCCI: cấp C/O form A, B…

+ Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK …

+ Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form D, E, AK… 

5. Phytosanitary certificate (Giấy kiểm dịch thực vật)

- Phytosanitary certificate là giấy kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp, là một trong những loại giấy tờ quan trọng nếu bạn muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa qua cảng Việt Nam. Phytosanitary xác thực hàng hóa không bị nhiễm dịch bệnh, vi khuẩn, sâu bệnh, nấm mốc…

- Nội dung chính của giấy:

1. Tên & Vị trí người xuất khẩu, người nhập vào
2. Số lượng and loại vỏ hộp
3. Vị trí chế tạo khóa học nhân viên tuyển dụng
4. Tên & cân nặng mặt hàng
5. Tên khoa học của thực vật
6. And một số thông tin khác.

- Hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật

    + Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Bản chính. Nếu trong trường hợp nộp bản sao chụp lại thì các bạn vẫn phải nộp bản chính trước khi được cấp giấy chứng nhận này.

    + Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu: Bản sao hoặc bản chính

    + Trước khi xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần xem kỹ yêu cầu mặt hàng có phải làm kiểm dịch, hun trùng hay không, sau đó nên xem trước đơn vị nào làm dịch vụ này nhanh gọn, giá cả phải chăng, tránh việc chậm trễ.

6. Fumigation 

Certificate of Fumigation là gì?

Certificate of Fumigation (giấy xác nhận hun trùng) là một chứng từ do các đơn vị, cơ quan có chức năng cấp sau khi hàng hóa xuất khẩu đã được phun thuốc khử côn trùng. Với các quốc gia có tiêu chuẩn vệ sinh an toàn cao thì bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có Certificate of Fumigation (giấy chứng nhận hun trùng). Việc hun trùng không ảnh hưởng tới hàng hóa về chất lượng và hình dáng.

Trên certificate of fumigation ( giấy xác nhận hun trùng) đạt chuẩn cần có nhữnh thông tin gì?

- Description of goods: Mô tả hàng hoá

- B/L No: Số vận đơn

- Weight: Trọng lượng hàng

- Quantity: Số lượng hàng hoá

- Means of conveyance: Tên phươmg tiện vận chuyển

- Has been fumigated with: Được khử trùng với thuốc gì

- Dosage: liều lượng ( 48gr/m3)

- Duration of exposure: Thời gian thuốc ngấm ( 48 giờ ở 25 độ C)

- Place of fumigation: Địa điểm khử trùng ( Có thể ở nhà máy nơi đóng cont hoặc khử trùng tại bãi)

- Date fumigatied: Ngày khử trùng ( ngày đóng cont hàng xuất khẩu, thông thường trước giờ khởi hành dự kiến vài ngày)

- Họ tên và địa chỉ người đứng ra xác định lô hàng xuất, nhập khẩu

- Số cont/seal

Làm sao để có được certificate of fumigation ( giấy xác nhận hun trùng)?

Hiện nay ở Việt Nam có nhiều công ty cung cấp dịch vụ này với chi phí thấp và quy trình xử lý nhanh chóng, tiện lợi. Các đơn vị làm thủ tịc hun trùng thường tập trung tại các cảng biển, cửa khẩi – nơi tập kết hàng hoá chờ thông quan. Sau khi thực hiện xong quy trình hun trùng, đơn vị này sẽ chịu trách nhiệm cấp cho lo hàng Certificate of fumigation. Bên phía doanh nghiệp chịu trách nhiệm vận chuyển đnag làm thủ tục hun trùng cho hàng hoá cần cung cấp:

- Commercial Invoice - Hoá đơn thương mại

- Packing List - Phiếu đóng gói

- Bill of Lading - Vận đơn đường biển

Việc hun trùng hàng hoá cần được các công ty có uy tín và chất lượng dịch vụ cao và chứng thư họ cung cấp phải được các quốc gia chấp nhận bởi nếu không sẽ có rủi ro hàng hoá dù đã được hun trùng nhưng không đạt chuẩn sẽ gây ảnh hưởng đến sự trơn tru trong việc vận chuyển hàng. Ngoài ra, trong trường hợp công ty xuất khẩu quên hun trùng hàng hoá tại Việt Nam thì có thể xử lý bằng cách thur công ty dịch vụ khử trùng hàng hoá tại các cảng chuyển tải, đi kèm với đó thì chi phí cũng không hề nhỏ.

7. Health Certificate

Giấy chứng nhận Health Certificate là gì?

Giấy chứng nhận Health Certificate hay còn gọi là giấy chứng nhận y tế ( viết tắt là HC) là giấy phép được cấp cho thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến; dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

Quy định cấp và phương thức hiện giấy chứng nhận Health Certificate là gì đã được quy định rõ tại Thông tư 52/2015/TT-BYT do Bộ Y tế ban hành. 

Tuy nhiện hiện Thông tư 29/2020/TT-BYT về sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ y tế ban hành liên tịch ban hành đã bãi bỏ một phần thông tư 52/2015/TT-BYT.

Điều kiện cấp giấy chứng nhận Health Certificate là gì?

Điều kiện đầu tiên để cấp giấy chứng nhận Health Certificate là gì đó chính là phải đáp ứng các điều kiện bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm của Việt Nam.

- Phù hợp với quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm của nước nhập khẩu theo hợp đồng hoặc điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế thừa nhận lẫn nhau về kết quả đánh giá phù hợp với quốc gia và vùng lãnh thổ có liên quan.

- Chứng nhận đối với sản phẩm, thực phẩm xuất khẩu

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp giaasy chứng nhận y tế trong trường hợp có yêu cầu của nước nhập khẩu. Bộ trưởng Bộ Y tế quy định hồ sơ, thủ tục cấp giấy chứng nhận.

Hồ sơ xin giấy chứng nhận Health Certificate là gì?

Hồ sơ cấp giấy chứng nhận Health Certificate bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp Health Certificate theo mẫu mới nhất;

– Kết quả kiểm nghiệm của từng mặt hàng thuộc lô hàng xuất khẩu; 

– Mẫu nhãn sản phẩm; (Bản sao có xác nhận của tổ chức, cá nhân);

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

– Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm tại nơi sản xuất;

– Giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy hoặc Bản tự công bố chất lượng an toàn thực phẩm (Bản sao có xác nhận của tổ chức, cá nhân).

Thẩm quyền và trình tự xin cấp giấy chứng nhận Health Certificate là gì?

Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm thực phẩm đề nghị cấp giấy chứng nhận y tế nộp hồ sơ đến Cục An toàn thực phẩm – Bộ Y tế; (nộp trực tiếp hoặc nộp hồ sơ theo đường bưu điện).

Ngay khi nhận được hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận y tế; bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra hồ sơ; vào Sổ tiếp nhận và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo mẫu quy định.

Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc; kể từ ngày ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ; cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải xem xét; cấp giấy chứng nhận y tế. Trường hợp không cấp, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không cấp.

8. Certificate of Quality

Certificate of quality là gì?

Certificate of quaity (CQ hay C/Q) là giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc quốc tế. Mục đích của loại giấy này là để chứng minh sản phẩm sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn đã công bố kèm theo sản phẩm đó.

Hầu hết các cơ quan chứng nhận sản phẩm (hoặc các chứng nhận sản phẩm) đều sẽ được công nhận theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/ IEC Guide 65:1996.

Thông thường, chứng nhận chất lượng sản phẩm bao gồm 2 hình thức:

- Chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn ( Chứng nhận tự nguyện)

- Chứng nhận phù hợp Quy chuẩn kỹ thuật ( Chứng nhận bắt buộc)

Hiện nay, có 2 cơ quan cấp giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá là Bộ công thương Việt Nam và Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam (VCCI).

Vai trò của Certificate of Quality

Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm Certificate of Quality khá quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:

- CQ là phương tiện giúp chứng minh hàng hóa sản phẩm được sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn đã công bố kèm theo hàng hóa đó. Đại đa số các cơ quan chứng nhận chất lượng sản phẩm đều được công nhận theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC Guide 65:1996.

- Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CQ rất quan trọng đối với cả nhà sản xuất và khách hàng của mình. Nó giúp xác nhận chất lượng hàng hóa có đáp ứng thông số kỹ thuật như đã công bố hay không.

- Chứng chỉ chất lượng CQ không bắt buộc phải có trong hồ sơ khai hải quan (trừ trường hợp một số mặt hàng quy định bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký).

9. Insurance Certificate

Chứng từ bảo hiểm là gì?

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm:

+ Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm có: Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng,..) và việc tính toán phí bảo hiểm.

+ Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.

Nguồn: Tổng hợp và sưu tầm

 

Trên đây là toàn bộ những thông tin khái quát về một số giấy tờ xuất nhập khẩu phổ biến. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp đến số điện thoại đường dây nóng hoặc truy cập website chính thức của công ty.

SĐT: 090 44 73 168

Website: http://everstarship.net/.  

Cảm ơn quý khách hàng đã đọc bài viết này. Nếu thấy thông tin bổ ích thì hãy chia sẽ bài viết đến với mọi người nhé!

Ever Star Shipping.,JSC chúc quý khách hàng thành công!